Privacy policy

Dit is het Privacybeleid van Alto-p.e.. Alto-p.e. verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen. Dit Privacybeleid is bedoeld om u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten van Alto-p.e., inclusief de verwerking die plaatsvindt via de website van Alto-p.e. en/of online. Dit Privacybeleid moet worden gelezen in samenhang met ons Cookiebeleid, dat u hier terugvindt. Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld in verband met nieuwe functies op de website of om te voldoen aan nieuwe wettelijke, contractuele of administratieve verplichtingen. Wij raden u daarom aan dit Privacybeleid regelmatig te raadplegen. Belangrijke wijzigingen zullen worden aangekondigd op onze website. Dit Privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 30 mei 2025.  

  1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

Alto-p.e. is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Alto-p.e. is een vennootschap naar Belgisch recht, met zetel te 8970 Poperinge, Baljuwstraat 51 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1008.610.354.  

  1. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ OVER U?

Welke gegevens wij over u verwerken, hangt af van de relatie die wij met u hebben. In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van u. Soms ontvangen wij uw gegevens indirect, van derden of uit openbare bronnen zoals overheidsdatabanken (bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen), van kredietinformatiebureaus of uit sociale media.   2.1 KANTOORBEZOEKERS Wanneer u onze kantoren bezoekt of als opdrachtnemer bij ons werkt, verwerken wij gegevens, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, tijdstip van aankomst, kenteken van uw wagen, camerabeelden die door bewakingscamera’s worden verwerkt en gegevens die wij kunnen ontvangen van andere bronnen dan uzelf, zoals uw werkgever of de rechtspersoon die u vertegenwoordigt.   2.2 CLIËNTEN Wanneer u een cliënt bent van Alto-p.e., een contactpersoon of een uiteindelijke begunstigde (UBO) van onze cliënt, verwerken wij gegevens zoals:

  • uw identificatiegegevens (zoals naam, geboorteplaats en -datum, nationaliteit, adres, kopieën van identificatiedocumenten, telefoonnummer, woonplaats, handtekening, fiscaal identificatienummer);
  • uw beroepsgegevens (bijvoorbeeld bedrijfsnaam, functie, uw mandaat als bestuurder of manager);
  • uw kwalificatie en/of deze van verwante familieleden, en uw risicobeoordelingsprofiel als cliënt.
  • Wij verwerken ook informatie over de inhoud van dossiers, waaronder, afhankelijk van het individuele geval, gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens, gegevens over het lidmaatschap van een vakbond, gerechtelijke gegevens en dergelijke. Het is mogelijk dat wij bovengenoemde gegevens verkrijgen van uw werkgever, de rechtspersoon die u vertegenwoordigt of uit openbare bronnen zoals overheidsdatabanken.

Alto-p.e. verwerkt uw persoonsgegevens ook in naam en voor rekening van haar individuele medewerkers, wegens hun wettelijk bepaalde bevoegdheden en verplichtingen, omdat u gebruik maakt van onze diensten en die van onze individuele medewerkers, en/of omdat u ze zelf aan ons en/of aan onze individuele medewerkers hebt verstrekt. Een volledige lijst van onze individuele medewerkers met hun contactgegevens vindt u op onze website.  

2.3 TUSSENKOMENDE PARTIJEN (MET INBEGRIP VAN TEGENPARTIJEN) Wanneer u een tussenkomende partij bent in de loop van onze juridische diensten (bijvoorbeeld buitenlandse raadslieden, deurwaarders, rechtbanken, deskundigen, …), verwerken wij gegevens die wij direct of indirect over u ontvangen, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, contactgegevens en informatie over de inhoud van een zaak. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook ontvangen wanneer u een tegenpartij bent van een van onze cliënten. In dat geval kunnen wij de gegevens over u verwerken die wij ontvangen van onze cliënten of die wij verkrijgen uit specifieke overheidsdatabanken of andere openbare bronnen, zoals uw naam, bedrijfsnaam, bedrijfsnummer, functie, contactgegevens, (elektronische) handtekening (inclusief tijdstempel) en informatie over de inhoud van een zaak.  

2.4 SOLLICITANTEN Wanneer u voor een functie bij ons solliciteert (zowel online als offline), verwerken wij gegevens zoals uw naam, contactgegevens, cv, tijdens uw opleiding behaalde cijfers, uw correspondentie met Alto-p.e., andere documenten die u ons verstrekt en gegevens die wij over u kunnen verkrijgen van headhunters, uitzendkantoren, selectiebureaus, studentenverenigingen en/of universiteiten, en uit sociale media of andere openbare bronnen.  ​​​

2.5 ANDERE CONTACTEN Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij gegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van uw correspondentie met Alto-p.e. en andere door u verstrekte persoonsgegevens die van belang kunnen zijn om uw vraag te beantwoorden. Als u ons uw visitekaartje geeft of als wij op een andere manier uw contactgegevens ontvangen, verwerken wij gegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer en e-mailadres. Wanneer u op onze website surft of onze socialemediakanalen bezoekt, verwerken wij gegevens die wij ontvangen van cookieproviders en socialemedianetwerken over uw activiteit op onze website of op onze pagina’s, zoals de profielgegevens van de online socialemedia-account waarmee u contact met ons opneemt, uw IP-adres, de pagina’s die u bezoekt, de browser die u gebruikt, de sites die u eerder heeft bezocht, uw taalvoorkeur en het tijdstip en de duur van uw bezoek. Meer informatie over het gebruik van cookies door Alto-p.e. vindt u in ons Cookiebeleid.  

  1. VOOR WELKE DOELEINDEN EN OP BASIS VAN WELKE RECHTSGROND VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? 

  3.1 KANTOORBEZOEKERS Om onze contractuele relatie met u voort te zetten Wanneer u als (medewerker van een) aannemer diensten verricht in onze kantoren, verwerken wij uw persoonsgegevens ook voor leveranciersbeheer en (eventueel) geschillenbeheer. De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst met u of op ons legitiem belang om onze kantoren te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.  

3.2 CLIËNTEN Om onze contractuele relatie met u te onderhouden, onze wettelijke verplichtingen na te komen en u op de hoogte te houden van onze activiteiten Wij verwerken uw persoonsgegevens om juridische diensten aan u te verlenen, voor relatiebeheer, om onze overeenkomsten te sluiten of andere documenten te ondertekenen via elektronische handtekening, om onze dienstverlening te verbeteren, voor fraudepreventie en beheer van eventuele geschillen en om onze wettelijke verplichtingen na te komen (zoals KYC-vereisten volgens de antiwitwaswetgeving, identificatie van UBO’s, belangenconflicten, …). De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst met u, de wettelijke verplichtingen waaraan Alto-p.e. is onderworpen of ons gerechtvaardigd belang om u de beste klantenservice te bieden. Wij gebruiken tools zoals DocuSign om informatie met u te delen. Op uw verzoek verstrekken wij u hierover graag meer gedetailleerde informatie.  

3.3 TUSSENKOMENDE PARTIJEN (MET INBEGRIP VAN TEGENPARTIJEN) Om onze juridische diensten te verlenen Wanneer u een tussenkomende partij bent (bijvoorbeeld  buitenlandse raadsman, deurwaarder, rechtbank, deskundige, …) of een wederpartij (tegenpartij, cliënt van de wederpartij, …), verwerken wij uw persoonsgegevens om onze cliënten juridische diensten te verlenen, om overeenkomsten te sluiten of andere documenten via elektronische handtekening te ondertekenen, om met u te communiceren en uw vragen en verzoeken te behandelen, om mogelijke geschillen te beheren, om belangenconflicten te detecteren en om bijstand te verlenen aan onze cliënten (bijvoorbeeld naar aanleiding van een onderzoek). De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op onze legitieme belangen bij het verlenen van onze juridische diensten aan onze cliënten en in die hoedanigheid zijn wij verplicht persoonsgegevens te verwerken van tussenkomende partijen en van tegenpartijen. Wij gebruiken tools zoals DocuSign om informatie te delen met tussenkomende partijen. Op uw verzoek verstrekken wij u hierover graag meer gedetailleerde informatie.  

3.4 SOLLICITANTEN Om contact met u op te nemen in het kader van een selectie- of aanwervingsprocedure (zowel online als offline) Wanneer u solliciteert voor een functie bij Alto-p.e., verwerken wij uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen, om uw sollicitatie als werknemer, stagiair of zelfstandige medewerker op te volgen, om uw sollicitatie te evalueren, om te beoordelen of uw kandidatuur voldoet aan de gestelde criteria en geschikt is, om onze wervingsreserve te organiseren en om u uit te nodigen voor gesprekken, evenementen, enz. Indien u ons daarvoor toestemming geeft, kunnen wij contact opnemen met uw vorige werkgever. De verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden is gebaseerd op uw toestemming of uw verzoek om stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Het staat u vrij uw persoonsgegevens voor dit doel aan ons te verstrekken en u kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking en/of uw toestemming intrekken. Uw persoonlijke gegevens worden 2 jaar na het afsluiten van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij u toestemming geeft om uw persoonlijke gegevens in onze wervingsdatabase te bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.  

3.5 ANDERE CONTACTEN 3.5.1.    WANNEER U CONTACT MET ONS OPNEEMT Om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren Wanneer u ons een vraag stelt (telefonisch, via het contactformulier op de website, via e-mail of via onze socialmediakanalen), verwerken wij deze gegevens om uw vraag te beantwoorden. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over onze diensten en activiteiten. De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om uw vragen en verzoeken zo goed mogelijk te behandelen en met u te communiceren.

3.5.2.    ALS U ONS UW VISITEKAARTJE GEEFT OF ALS WIJ UW CONTACTGEGEVENS ONTVANGEN Om uw vragen te beantwoorden, informatie uit te wisselen en u op de hoogte te houden van onze activiteiten Als u ons uw visitekaartje geeft of als u ons op een andere wijze uw contactgegevens verstrekt, verwerken wij uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen, om uw vraag of vragen te beantwoorden, en desgevallend om u nieuwsbrieven of uitnodigingen voor evenementen te sturen en om marktonderzoek te doen. Wij verwerken uw gegevens op basis van uw toestemming en/of de gerechtvaardigde belangen van Alto-p.e. om inzicht te krijgen in hoe u met Alto-p.e. in contact bent gekomen. Het staat u vrij uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken en u kunt uw toestemming op elk moment intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel.

3.5.3.   WANNEER U OP ONZE WEBSITE SURFT OF ONZE SOCIALEMEDIAKANALEN BEZOEKT Om onze website en socialemediakanalen te beveiligen, technisch en functioneel te beheren en te verbeteren Wij verwerken via cookies en social media verkregen (statistische) gegevens voor het technisch en functioneel beheer van onze website, om onze website gebruiksvriendelijk te maken en om onze website en socialmediakanalen te optimaliseren. Aan de hand van uw gegevens kunnen wij nagaan hoe onze website wordt gebruikt en hoe wij de inhoud en lay-out ervan kunnen verbeteren. Deze gegevens stellen ons ook in staat om onze website adequaat te beveiligen.

De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op uw toestemming (via onze cookiebanner) of op het gerechtvaardigd belang van Alto-p.e. om een goed functionerende en veilige website en pagina’s met voor u relevante inhoud aan te bieden.

Voor meer informatie over het gebruik van cookies door Alto-p.e., zie ons Cookiebeleid.

  1. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONLIJKE GEGEVENS?

Alto-p.e. is selectief in de partijen aan wie zij uw persoonsgegevens verstrekt en kiest deze zorgvuldig uit. In alle gevallen streven wij naar voldoende waarborgen voor de bescherming en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Alto-p.e. kan, steeds onder voorbehoud van het beroepsgeheim, persoonsgegevens bekendmaken aan derde dienstverleners en aan andere partijen die namens ons bepaalde (verwerkings)diensten uitvoeren, zoals:

  • verwerkers die namens ons optreden (d.w.z. partners, leveranciers, onderaannemers, externe dienstverleners die door Alto-p.e. worden ingeschakeld, …), zoals webhostingbedrijven, marketing- en communicatiebureaus, mailingleveranciers, softwareleveranciers, leveranciers van analysetools, vertaalbureaus, eSignature bedrijven (zoals DocuSign), enz. Alto-p.e. sluit een verwerkersovereenkomst met de partijen die voor de uitvoering van hun diensten toegang hebben tot persoonsgegevens;
  • IT-dienstverleners die technische ondersteuning bieden;
  • de medewerkers van Alto-p.e. (aandeelhouders, medewerkers en stagiairs);
  • externe advocaten en adviseurs: in bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens (inclusief uw e-mailcorrespondentie) doorgeven aan advocaten en externe adviseurs indien dit noodzakelijk is om ons advies te geven of om onze of uw rechten te behartigen;
  • partijen die tussenkomen in gerechtelijke procedures (tegenpartij, deurwaarders, rechtbanken, notarissen, accountants, (door de rechtbank aangewezen) deskundigen ….) indien dit noodzakelijk is voor het verlenen van onze juridische diensten;
  • boekhouders, accountants, verzekeringsmakelaars en verzekeraars van Alto-p.e.;
  • toezichthoudende autoriteiten en andere overheden: in bepaalde gevallen mogen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan toezichthoudende autoriteiten, politie, gerechtelijke of andere overheden indien wij van mening zijn dat wij daartoe verplicht zijn op basis van de toepasselijke wet- of regelgeving of op basis van een ander rechtmatig verzoek of bevel.

  Voor het versturen van onze mailingcampagnes en ons gegevensbeheersysteem maken wij gebruik van software van externe dienstverleners.  

  1. VERWERKT Alto-p.e. UW PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE (EER)?

Sommige gegevens kunnen worden opgeslagen of doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Het is mogelijk dat deze doorgifte plaatsvindt via dienstverleners die buiten de EER zijn gevestigd of dat de gegevens worden opgeslagen op een server buiten de EER, of dat de gegevens toegankelijk zijn van buiten de EER. In dit verband verbindt Alto-p.e. zich ertoe een passend en toereikend beschermingsniveau voor uw gegevens te waarborgen, met name door zich te beroepen op een adequaatheidsbesluit krachtens artikel 45 van de GDPR voor het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven, door standaardcontractbepalingen te sluiten krachtens artikel 46, lid 2, van de GDPR, of door andere passende waarborgen waarin hoofdstuk V van de GDPR voorziet. Als u vragen heeft over de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER, kunt u een gedateerd en ondertekend verzoek om informatie sturen naar Alto-p.e..  

  1. WAT MET LINKS NAAR ANDERE WEBSITES EN SOCIALE MEDIA?

De website van Alto-p.e. bevat mogelijks verwijzingen (bijvoorbeeld via hyperlinks, socialmediaplug-ins, links naar socialemediaplatforms) naar andere websites, die worden aangeboden door andere bedrijven of door sociale media. Alto-p.e. is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze websites, noch is dit Privacybeleid van toepassing op deze websites. Alto-p.e. raadt u aan het Privacybeleid van deze websites of sociale media te controleren.   Socialemediakanalen van Alto-p.e. Alto-p.e. heeft een pagina op LinkedIn. Wanneer u deze pagina bezoekt, worden uw gegevens met behulp van cookies doorgegeven aan de exploitant van het betreffende sociale netwerk. De sociale netwerken kunnen informatie ontvangen zoals welke websites u momenteel en eerder heeft bezocht en uw IP-adres. Wanneer u deze pagina’s bezoekt, is het mogelijk dat wij geaggregeerde gegevens ontvangen van het betreffende sociale netwerk in de vorm van statistieken over hoe onze pagina’s worden bekeken door gebruikers van sociale media. Voor de omvang en het doel van de gegevensverzameling en de verdere verwerking en het gebruik van gegevens door socialemedianetwerken en informatie over rechten en instellingen ter bescherming van uw privacy verwijzen wij naar het Privacybeleid van deze socialemedianetwerken (hier beschikbaar: LinkedIn).  

  1. HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS EN HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Alto-p.e. neemt redelijke veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of enige andere ongeoorloofde verwerking. Om ons legitieme belang bij een adequate beveiliging van onze bedrijfsmiddelen te waarborgen, worden alle inkomende en uitgaande e-mails gecontroleerd, met name met het oog op de detectie van spam, virussen en ransomware. Alto-p.e. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden. Langere bewaartermijnen kunnen vereist zijn door een wettelijke of contractuele verplichting of in geval van een geschil.   

  1. WELKE ZIJN UW RECHTEN EN HOE KUNT U UW RECHTEN UITOEFENEN?

U hebt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft het recht:

  • om vrije toegang te vragen tot uw persoonsgegevens die door Alto-p.e. worden verwerkt en een kopie ervan te ontvangen;
  • om de correctie te vragen van uw gegevens als u denkt dat de gegevens onjuist zijn;
  • om te vragen dat uw gegevens gewist worden of de verwerking ervan beperkt;
  • om u op elk moment te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zonder motivering in het geval van direct marketing, of met opgave van redenen in andere gevallen;
  • om de overdraagbaarheid van uw gegevens te vragen, om te verzoeken niet te worden onderworpen aan profilering en om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zonder motivering in het geval van direct marketing, of op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie in andere gevallen;
  • om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. De autoriteit is bereikbaar per brief op Drukpersstraat 35, te 1000 Brussel, en per e-mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be.

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór uw intrekking. Houd er rekening mee dat wij in dat geval onze diensten niet langer aan u kunnen verlenen. U kunt uw gedateerde en ondertekende verzoek op basis van bovenstaande rechten richten aan lise-lore@alto-pe.be of per brief aan Alto-p.e. – 8970 Poperinge, Baljuwstraat 51. Alto-p.e. kan uw verzoek niet behandelen zonder bewijs van uw identiteit. Merk op dat de toepasselijke wetgeving uitzonderingen kan voorzien of voorwaarden kan opleggen voor de uitoefening van de bovenstaande rechten.

  1. HOE KUNT U CONTACT MET ONS OPNEMEN?

Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, over deze website of over dit Privacybeleid, kunt u altijd contact met ons opnemen:

Algemene Voorwaarden Â